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Gestionar bien el tiempo también es prevenciónGestionar bien el tiempo también es prevención

Gestionar bien el tiempo también es prevención

El tiempo es una de las causas más comunes de accidentes laborales. La ansiedad, los despistes o saltarse las normas de seguridad por arañar unos minutos al crono pueden tener consecuencias mucho más serias. Leemos en muchos blogs y revistas especializadas que la multitarea, también llamada multitasking, es la fórmula para ser más productivos. Pero no lo creemos: si no puedes gestionar tu tiempo para realizar una sola tarea, ¿cómo lo vas a hacer con varias tareas a la vez? Nosotros pensamos que la clave no pasa por dividir tu atención en muchas tareas a la vez, sino, más simple, dedicar toda tu atención a una sola cosa.

Pero no es fácil. De hecho, lo verdaderamente sencillo es caer en la multitarea: cuando te cueste hacer algo, renuncia a ello e intenta hacer otra al mismo tiempo. ¿El resultado? Un montón de tareas que, en el mejor y más extraño de los casos, van realizándose poco a poco. ¿Cumplirás plazos? Puede ser, pero a costa de un esfuerzo descomunal y de renunciar a poner atención a lo que estás haciendo.

Hay otro camino hacia la lista de tareas llena de cruces. Es más directo y cómodo, pero para encontrarlo necesitas pensar antes de dar el primer paso. La planificación es lo primero: escribe un listado (breve) de lo que tengas que hacer ese día, y ten presente que te dedicarás por entero a cada una de las tareas. Ordénalas por importancia y… Espera, primero distingamos entre importante y urgente. Importantes son las tareas centrales de tu actividad, las que justifican tu salario; en el plano temporal, son las tareas que tendrán consecuencias a medio o largo plazo. Los asuntos urgentes son menos decisivos que los importantes, pero sus consecuencias se ven antes. Por ejemplo, si nuestro trabajo consiste en construir una vivienda, estabilizar el suelo antes de situar los cimientos será importante.; si no lo hacemos bien, la vivienda podrá entrar en el catálogo de escultura vanguardista, pero será difícil que sea habitable. Por otro lado, tareas urgentes serán establecer un perímetro de seguridad para mantener alejadas las herramientas de los amigos de lo ajeno, o pintar algunas ventanas porque no venían del todo limpias. Si no solucionamos estos asuntos, veremos sus consecuencias pronto, pero, aunque molestas, no serán decisivas para la construcción de nuestra casa.

Como ves, si queremos tener la casa construida, tenemos que encargarnos de ambas clases de tareas, pero unas son más decisivas que otras para conseguir nuestra meta. No distinguir entre tareas urgentes e importantes es la semilla de la mala gestión del tiempo.

Aunque es un tema sobre el que volveremos más adelante, sí nos gustaría dejar aquí tres consejos:

– Correo electrónico. A menos que esperes un correo importantísimo (por cierto, si es así, ¿por qué no usaste el teléfono?), no es necesario que lo tengas abierto durante toda la jornada. Las notificaciones, aunque creas lo contrario, no son tus amigas: interrumpen tu ritmo y dificultan tu concentración. Mejor: prevé unos momentos para mirar tu bandeja y respétalos.

– Interrupciones. Es muy raro que el momento elegido por tu compañero para hablar del partido coincida con la ocasión en que tú esperabas escuchar algo sobre ello. Por eso, suele ser útil recurrir al aislamiento superficial: entornar la puerta de tu despacho, ponerte unos auriculares (con o sin música), desconectar el teléfono o, mucho más difícil, hacer ver a tus compañeros que te preparas para un momento de concentración y que no quieres ser interrumpido. Todo esto corresponde a tu rol como víctima, pero todos somos también un poco verdugos. La próxima vez que no puedas esperar a soltar el último chisme de la oficina, intenta retrasarlo hasta la hora de comer.

– Reuniones. A una reunión se va con las cosas claras. Si no, es como una junta de vecinos de una residencia de playa, que nadie sabe muy bien a qué viene ni por qué. Podrá ser divertida, muchas reuniones lo son, pero no productiva ni eficiente. Por eso, lo mejor es acudir siempre con un breve esquema de qué es lo que se va a tratar. El documento no sólo servirá de guía, sino que romperá el hielo y evitará que el tiempo de presentaciones y de repaso de la actualidad que suele iniciar todas las reuniones se alargue más de lo debido. Si tenemos guión, la reunión será efectiva. Pero eso no es todo: el mejor epílogo para una reunión efectiva es un informe que resuma los temas tratados y, sobre todo, deje claros cuáles serán los próximos pasos.

Créditos de la imagen: ridoEste enlace se abrirá en una ventana nueva

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Comentarios
  • eulalia obrador gonzalez
    15 septiembre 2014a las 14:10

    Me parece interesante distinguir la diferencia entre tareas importantes y urgentes para un eficiente control de nuestro tiempo…

    Prevenidos
    16 septiembre 2014a las 9:38

    Es cierto, Eulalia. Como hemos dicho en el post, sobre gestión del tiempo volveremos a hablar, pero sí que queríamos precisar en el artículo esa diferencia porque a veces no se percibe.
    Un saludo, :)

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